Tworzymy oprogramowanie szyte na miarę dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych. Nie jest to wyłącznie koncepcja lub gotowy system prezentowany jako produkt – nasze rozwiązania pracują obecnie w dwóch rzeczywistych firmach z branży spedycyjnej i są każdego dnia wykorzystywane do obsługi bieżących procesów przedsiębiorstwa.
Dzięki temu kolejne wdrożenie rozpoczynamy nie od teorii, ale od doświadczenia zdobytego podczas projektowania, wdrażania, rozwijania i codziennego utrzymywania oprogramowania wykorzystywanego w rzeczywistych przedsiębiorstwach transportowych. Wiemy, że każda firma organizuje pracę inaczej, dlatego zamiast narzucać jeden sztywny sposób działania dopasowujemy system do procesów firmy.
Praca w spedycji oznacza codzienną obsługę dużej liczby informacji: zleceń transportowych, klientów, przewoźników, kierowców, samochodów, tras, załadunków, rozładunków, kosztów, dokumentów, faktur i terminów. Jeżeli informacje te znajdują się jednocześnie w Excelu, wiadomościach e-mail, komunikatorach i kilku różnych programach, kontrolowanie całego procesu staje się coraz trudniejsze.
Naszym celem jest zebranie najważniejszych danych w jednym systemie dostępnym online i połączenie ich w sposób odpowiadający rzeczywistemu sposobowi pracy firmy.
Klasyczny system TMS – Transport Management System – wspiera planowanie, realizację oraz kontrolowanie transportów. W przypadku oprogramowania dedykowanego możemy jednak pójść znacznie dalej i połączyć funkcje TMS z innymi procesami występującymi w przedsiębiorstwie.
System może obsługiwać między innymi zlecenia transportowe, klientów, przewoźników, kierowców, flotę, trasy, dokumenty, rozliczenia, koszty i rentowność transportów. Zakres nie musi być ograniczony do gotowej listy funkcjonalności.
Najpierw analizujemy sposób działania przedsiębiorstwa. Sprawdzamy, które czynności zajmują najwięcej czasu, gdzie dane są wprowadzane wielokrotnie oraz w których miejscach najczęściej dochodzi do błędów lub utraty informacji. Dopiero później proponujemy sposób ich automatyzacji.
Dzięki temu powstaje oprogramowanie dla spedycji dopasowane do firmy, a nie firma zmuszona do dopasowania swoich procedur do gotowego programu.
Największą wartością dedykowanego systemu jest możliwość dostosowania oprogramowania do procesów, które rzeczywiście funkcjonują w przedsiębiorstwie. Nie tworzymy systemu wyłącznie na podstawie ogólnych założeń dotyczących branży.
Dwa przedsiębiorstwa spedycyjne korzystają obecnie z naszych dedykowanych systemów w codziennej pracy. Systemy są rozwijane razem z firmami, dlatego nasze doświadczenie obejmuje nie tylko ich stworzenie i wdrożenie, ale również wieloletnią obserwację rzeczywistych potrzeb użytkowników.
W praktyce bardzo często dopiero podczas codziennego korzystania z oprogramowania pojawiają się pomysły na dalszą automatyzację. Pracownik zauważa, że wykonuje tę samą czynność kilka razy, zarząd potrzebuje nowego zestawienia albo dział księgowości chce otrzymywać dane w innej formie.
W przypadku dedykowanego rozwiązania nie trzeba czekać, aż producent dużego systemu zdecyduje się kiedyś dodać daną funkcję. Możemy ją zaprojektować dokładnie pod potrzeby konkretnej firmy.
Zakres oprogramowania może być rozwijany etapami. Nie ma potrzeby wdrażania wszystkich modułów od pierwszego dnia. Możemy zacząć od elementów, które przynoszą firmie największą korzyść, a następnie rozwijać system razem z przedsiębiorstwem.
Centralna ewidencja zleceń pozwala zgromadzić w jednym miejscu najważniejsze informacje dotyczące transportu: klienta, przewoźnika, kierowcę, pojazd, miejsca załadunku i rozładunku, terminy, trasę, stawki, koszty oraz dokumenty.
Pracownik może szybko sprawdzić aktualny status zlecenia bez przeszukiwania wiadomości e-mail i dokumentów.
System może przechowywać dane klientów, przewoźników, osób kontaktowych, warunki współpracy, dokumenty, historię zleceń oraz informacje wymagane przy dalszej obsłudze.
Dane dotyczące załadunków, rozładunków, tras, pojazdów i dostępności kierowców mogą być prezentowane w jednym miejscu, co ułatwia spedytorowi planowanie kolejnych transportów.
System może zestawiać przychód z transportu z kosztami jego realizacji, dzięki czemu pracownik oraz zarząd mogą szybciej ocenić rzeczywistą rentowność zlecenia.
Możliwe jest analizowanie między innymi stawki za kilometr, kosztów kierowcy, przewoźnika, paliwa, dodatkowych opłat oraz innych kosztów przypisanych do transportu.
Na podstawie danych znajdujących się już w systemie można automatycznie tworzyć dokumenty bez konieczności wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.
Informacje ze zlecenia mogą być wykorzystane podczas przygotowywania rozliczeń oraz przekazywania danych do księgowości lub zewnętrznych systemów finansowych.
Dane zgromadzone w jednym systemie pozwalają przygotowywać raporty dotyczące sprzedaży, kosztów, klientów, kierowców, samochodów oraz rentowności.
Zamiast budować zestawienia ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych, firma może korzystać z danych aktualizowanych na bieżąco.
Oprócz systemów przeznaczonych bezpośrednio do obsługi spedycji tworzymy również rozwiązania związane z zarządzaniem flotą pojazdów firmowych.
Jednym z naszych rozwiązań jest system inspektora do wydawania i zdawania samochodów. Program pozwala uporządkować proces przekazywania pojazdu kierowcy oraz jego późniejszego zwrotu.
Dzięki elektronicznej historii pojazdu firma może łatwo sprawdzić, kto korzystał z samochodu, kiedy został on przekazany, w jakim był stanie oraz jakie uwagi pojawiły się podczas jego zwrotu.
Podczas przekazywania samochodu można utworzyć elektroniczny protokół wydania pojazdu z informacjami dotyczącymi jego stanu.
Po zakończeniu użytkowania pojazdu pracownik może wykonać kontrolę zdawczą i zapisać nowe informacje. Dzięki temu firma otrzymuje chronologiczną historię zmian dotyczących konkretnego samochodu.
System może przechowywać informacje dotyczące między innymi:
stanu technicznego pojazdu,
uszkodzeń nadwozia,
stanu wyposażenia,
przebiegu pojazdu,
stanu paliwa,
uwag kierowcy lub inspektora,
daty przekazania i zwrotu samochodu,
osoby korzystającej z pojazdu.
Dzięki temu informacje nie pozostają jedynie na papierowym protokole, który po kilku miesiącach trudno odnaleźć. Historia znajduje się przy konkretnym samochodzie.
Kolejną częścią rozwiązania może być system zgłaszania awarii, usterek i uszkodzeń samochodów firmowych. Kierowca lub pracownik nie musi przekazywać informacji telefonicznie, przez komunikator albo na kartce.
Awaria zostaje zgłoszona w systemie i przypisana do konkretnego pojazdu. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za flotę natychmiast widzi problem oraz może rozpocząć jego obsługę.
Każde zgłoszenie może pozostać w historii samochodu. Pozwala to później sprawdzić:
jakie awarie występowały w pojeździe,
kiedy zostały zgłoszone,
kto zgłosił problem,
jakiego elementu dotyczyła usterka,
czy problem został rozwiązany,
jakie czynności serwisowe wykonano,
ile kosztowała naprawa.
Tak zgromadzone dane mogą również pomóc przy podejmowaniu decyzji, czy dalsze utrzymywanie konkretnego pojazdu jest ekonomicznie uzasadnione.
Zgłoszenie może przechodzić przez kolejne etapy: od przyjęcia problemu, przez skierowanie samochodu do naprawy, aż po zakończenie prac.
Dzięki temu zarówno kierowca, jak i osoba zarządzająca flotą mają dostęp do aktualnej informacji dotyczącej pojazdu.
System zarządzania flotą może przechowywać również dane związane z cyklicznymi obowiązkami dotyczącymi samochodów.
Możliwe jest prowadzenie informacji dotyczących:
przeglądów technicznych,
ubezpieczeń OC i AC,
serwisów okresowych,
wymiany opon,
napraw,
terminów dokumentów,
kosztów eksploatacji.
System może przypominać o zbliżających się terminach, co pomaga ograniczyć ryzyko przeoczenia ważnego przeglądu lub kończącego się ubezpieczenia.
Oprogramowanie może łączyć informacje o samochodach z ewidencją kierowców i pracowników.
W jednym miejscu mogą znajdować się informacje dotyczące dokumentów, uprawnień, szkoleń, badań, terminów ważności oraz historii przypisywania pojazdów.
Dzięki połączeniu modułu kierowców z flotą i transportami nie trzeba prowadzić kilku niezależnych baz danych.
Wraz z rozwojem firmy często powstają kolejne arkusze Excel, foldery sieciowe, pliki PDF oraz niezależne aplikacje. Każde z tych rozwiązań może działać poprawnie, ale problem pojawia się wtedy, gdy te same informacje trzeba wprowadzać w kilku miejscach.
Dedykowane oprogramowanie pozwala stopniowo centralizować dane i automatyzować ich przepływ.
Przykładowo dane samochodu znajdujące się już w module floty mogą zostać automatycznie wykorzystane przy:
przypisywaniu go do kierowcy,
tworzeniu zlecenia transportowego,
zgłoszeniu awarii,
sporządzaniu protokołu zdania samochodu,
analizie kosztów pojazdu.
Informację wprowadza się raz, a korzystają z niej kolejne moduły systemu.
Jednym z głównych powodów tworzenia oprogramowania na zamówienie jest możliwość automatyzacji czynności, które wcześniej pracownicy wykonywali ręcznie.
Możemy automatyzować między innymi:
generowanie dokumentów,
przypomnienia o terminach,
kontrolę kompletności danych,
wyliczanie kosztów,
analizowanie rentowności zleceń,
tworzenie raportów,
przekazywanie danych pomiędzy działami,
import i eksport informacji z innych systemów.
Zasada jest prosta: jeżeli czynność jest powtarzalna i można ją jednoznacznie opisać, często można przynajmniej częściowo ją zautomatyzować.
Wdrożenie dedykowanego systemu nie musi oznaczać rezygnacji z programów, które już dobrze działają w przedsiębiorstwie.
Jeżeli inne oprogramowanie udostępnia możliwość wymiany danych, możemy przygotować integrację poprzez między innymi:
REST API,
SOAP,
JSON,
XML,
CSV,
import i eksport danych,
inne dostępne interfejsy systemów zewnętrznych.
Dzięki temu dedykowana aplikacja może stać się centralnym elementem łączącym kilka wykorzystywanych już rozwiązań.
Samo gromadzenie danych nie daje jeszcze pełnej korzyści. Największą wartość uzyskujemy wtedy, gdy informacje można wykorzystać do podejmowania decyzji.
Dedykowany system może prezentować dane dotyczące między innymi:
rentowności zleceń,
przychodu na kilometr,
kosztów poszczególnych transportów,
kosztów samochodów,
częstotliwości awarii pojazdów,
pracy kierowców,
sprzedaży dla poszczególnych klientów,
liczby realizowanych transportów.
Raport można przygotować dokładnie w taki sposób, w jaki zarząd przedsiębiorstwa potrzebuje analizować firmę.
Gotowy system jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy procesy przedsiębiorstwa odpowiadają temu, co przewidział jego producent.
Problem pojawia się, kiedy firma ma własny sposób obsługi zleceń, niestandardowe rozliczenia, charakterystyczny obieg dokumentów lub potrzebuje funkcji, których gotowy program nie posiada.
Wtedy często pracownicy zaczynają tworzyć dodatkowe arkusze, notatki i procedury funkcjonujące obok systemu.
Oprogramowanie szyte na miarę powstaje w odwrotny sposób. Najpierw analizujemy firmę i jej procesy, a następnie budujemy rozwiązanie, które je obsługuje.
Dedykowany system może być rozwijany etapami. Możemy rozpocząć na przykład od:
obsługi zleceń transportowych,
zarządzania flotą,
zgłaszania awarii,
rozliczania transportów,
jednego procesu, który obecnie zabiera pracownikom najwięcej czasu.
Kolejne moduły można dodawać później. Dzięki temu koszt wdrożenia można rozłożyć, a firma otrzymuje w pierwszej kolejności funkcjonalności, które są jej rzeczywiście potrzebne.
System dedykowany nie powinien być projektem, który po wdrożeniu pozostaje niezmieniony przez następne lata. Firma się rozwija, zatrudnia nowych pracowników, zdobywa klientów i zmienia sposób działania.
Dlatego nasze oprogramowanie może być rozwijane razem z przedsiębiorstwem. Nowe moduły i automatyzacje można dodawać wtedy, gdy pojawia się rzeczywista potrzeba biznesowa.
Doświadczenie zdobyte podczas obsługi już działających systemów spedycyjnych pozwala nam patrzeć na projekt nie tylko jak na jednorazowe wdrożenie, ale jak na narzędzie rozwijane przez kolejne lata.
Przy tworzeniu dedykowanego oprogramowania szczególnie ważna jest komunikacja. Osoba opisująca proces biznesowy często nie posługuje się językiem technicznym i nie powinna być do tego zmuszana.
Stawiamy na bezpośredni kontakt i niekorporacyjny sposób współpracy. Klient może opowiedzieć, jak obecnie wykonywana jest dana czynność, co sprawia pracownikom problem i jaki rezultat chce osiągnąć.
Na tej podstawie szukamy rozwiązania technicznego. Nie oczekujemy od klienta przygotowania szczegółowej dokumentacji informatycznej.
Podczas realizacji klient widzi postępy, może testować rozwiązanie i ma wpływ na ostateczny sposób działania programu.
Na rynku istnieje wiele gotowych programów TMS. Naszą przewagą nie jest próba stworzenia kolejnego identycznego produktu dla wszystkich przedsiębiorstw.
Koncentrujemy się na firmach, które potrzebują systemu dopasowanego do własnego sposobu pracy lub chcą rozbudować istniejące procesy o funkcjonalności, których nie zapewniają standardowe rozwiązania.
Mamy już doświadczenie wynikające z dwóch działających wdrożeń dedykowanego oprogramowania w przedsiębiorstwach spedycyjnych, a także z tworzenia narzędzi związanych z flotą, wydawaniem i zdawaniem pojazdów oraz obsługą awarii.
Dzięki temu przy kolejnym projekcie możemy wykorzystać sprawdzone rozwiązania i doświadczenia, jednocześnie dopasowując system do specyfiki nowej firmy.
Doświadczenie zdobyte podczas tworzenia systemów transportowych możemy wykorzystać również w innych branżach. Mechanizmy takie jak obieg dokumentów, uprawnienia użytkowników, ewidencja zasobów, zadania, raportowanie, integracje, powiadomienia i automatyzacja występują w wielu przedsiębiorstwach.
Dlatego tworzymy również dedykowane aplikacje internetowe i systemy dla firm, które mają zastąpić arkusze Excel, papierowe dokumenty lub kilka niepołączonych ze sobą programów.
Jedno miejsce na dane – zlecenia, kierowcy, pojazdy, klienci, dokumenty i koszty mogą być ze sobą połączone.
Mniej ręcznej pracy – automatyzacja eliminuje wielokrotne przepisywanie tych samych danych.
Mniej błędów – system może kontrolować kompletność oraz poprawność danych.
Szybszy dostęp do informacji – pracownik nie musi przeszukiwać e-maili, arkuszy i papierowych dokumentów.
Kontrola nad flotą – historia samochodów, awarii, serwisów, przeglądów i przekazywania pojazdów znajduje się w jednym miejscu.
Lepsza analiza kosztów – dane operacyjne można wykorzystać do sprawdzania rentowności transportów i kosztów pojazdów.
Skalowalność – kolejne funkcje można dodawać wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
Dostęp online – pracownicy mogą korzystać z systemu z różnych lokalizacji i urządzeń zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
Cypis.net tworzy oprogramowanie dla firm transportowych i spedycyjnych, systemy TMS, aplikacje do zarządzania flotą oraz dedykowane systemy PHP. Działamy w Białymstoku, ale charakter aplikacji internetowych pozwala nam realizować i obsługiwać projekty dla firm z całej Polski.
Jeżeli obecnie Twoja firma korzysta z wielu arkuszy Excel, papierowych dokumentów albo kilku programów, pomiędzy którymi pracownicy ręcznie przenoszą informacje, warto przeanalizować, które z tych procesów można połączyć i zautomatyzować.
Nie musisz od razu wiedzieć, jak powinien wyglądać system. Opowiedz nam, jak obecnie pracuje Twoja firma, co zabiera najwięcej czasu i gdzie powstają problemy. Na tej podstawie możemy zaproponować rozwiązanie.
Od niewielkiego modułu automatyzującego pojedynczy proces, przez system zarządzania flotą, aż po rozbudowane dedykowane oprogramowanie TMS dla firmy spedycyjnej.
Cypis.net – dedykowane oprogramowanie dla firm, oprogramowanie dla spedycji, TMS, zarządzanie flotą, system zgłaszania awarii i aplikacje internetowe PHP.
Porozmawiajmy o oprogramowaniu dla Twojej firmy
Najciekawsze projekty dedykowanego oprogramowania często rozpoczynają się nie od pytania „jaki program chcemy kupić?”, ale od pytania: „dlaczego nadal robimy to ręcznie?”
Jeżeli pracownicy kopiują dane pomiędzy arkuszami, ręcznie przygotowują te same dokumenty, kontrolują terminy w kalendarzu, wyszukują informacje w wiadomościach e-mail albo wykonują każdego dnia powtarzalne obliczenia, często jest to dobry punkt wyjścia do automatyzacji.
Możemy przeanalizować taki proces, zaprojektować niewielki moduł, a następnie – jeśli rozwiązanie się sprawdzi – rozwijać go o kolejne obszary działalności przedsiębiorstwa.
